Ett projektdirektiv är ett av de viktigaste dokumenten i ett projekt. Det beskriver varför projektet ska genomföras, vad projektet ska uppnå, vilka ramar som gäller och vilket uppdrag projektledaren får från beställaren.
Projektdirektivet fungerar som en gemensam utgångspunkt för projektbeställare, projektledare, styrgrupp och andra viktiga intressenter. När direktivet är tydligt blir det lättare att fatta beslut, prioritera rätt och skapa samsyn kring projektets syfte, mål och avgränsningar.
Utan ett tydligt projektdirektiv ökar risken för missförstånd. Projektet kan få otydliga förväntningar, svag styrning, förändrade krav och diskussioner om vad som egentligen ingår i uppdraget. Därför är projektdirektivet en viktig del av både projektledning, projektstyrning och organisationens projektmognad.
Ett projektdirektiv är beställarens projektbeställning till projektledaren. Det beskriver varför projektet ska genomföras, vad som ska uppnås och vilka ramar som gäller.
Projektdirektivet är ofta den första tydliga definieringen av projektet och blir därmed skiljelinjen mellan en idé och ett faktiskt projekt. Det skapar en gemensam förståelse för uppdraget innan projektet börjar planeras i detalj.
I olika organisationer används olika namn för motsvarande dokument, exempelvis projektbeställning, uppdragsbeskrivning eller projektdefinition.
Ett bra projektdirektiv ska ge tydlig riktning och tillräckliga förutsättningar för att projektet ska kunna starta – utan att låsa lösningar och arbetssätt för tidigt.
Projektdirektivet är viktigt eftersom det skapar samsyn innan projektet går in i genomförande. Det minskar risken för att projektledare, beställare, styrgrupp och projektteam tolkar uppdraget på olika sätt.
Ett tydligt projektdirektiv hjälper projektet att svara på frågor som:
När dessa frågor är otydliga blir projektet svårare att styra. Det kan leda till sena omprioriteringar, otydliga beslut, ökade kostnader och svagare effekt.
Projektdirektivet tas fram tidigt i projektets uppstartsfas, när organisationen har beslutat att ett behov, problem eller en idé ska hanteras som ett projekt.
Det blir ofta skiljelinjen mellan en idé och ett faktiskt projekt, eftersom projektet då definieras och får ett tydligt uppdrag och ansvar.
Innan projektdirektivet tas fram sker vanligtvis någon form av idé-, behovs- eller förstudiearbete där organisationen bedömer om projektet är relevant och genomförbart.
När projektdirektivet är beslutat används det som grund för projektets fortsatta planering och styrning.
Vad som ingår i ett projektdirektiv kan variera mellan organisationer och projektmodeller. Men ofta behöver dokumentet ge svar på några centrala områden.
Som utgångspunkt kan ett projektdirektiv innehålla:
Det viktigaste är inte att dokumentet blir långt. Det viktigaste är att det tydliggör projektets uppdrag och skapar en gemensam bild av vad projektet ska bidra till.
Här finns en nära koppling till projektmål, effektmål, intressentanalys, riskhantering i projekt och kommunikationsplan i projekt.
Ett projektdirektiv beskriver projektets uppdrag på en övergripande nivå. Det tydliggör varför projektet genomförs, vad som ska uppnås och vilka ramar som gäller.
En projektplan beskriver hur projektet ska genomföras i praktiken. Den innehåller ofta exempelvis aktiviteter, tidplan, resurser, ansvar, risker och uppföljning.
Förenklat kan man säga att projektdirektivet skapar riktning för projektet, medan projektplanen beskriver vägen framåt.
Många projekt har någon form av projektdirektiv, men dokumentet används inte alltid på ett sätt som stärker projektet.
Vanliga misstag är att:
När projektdirektivet bara blir ett dokument i projektmappen tappar det sin funktion. Det behöver användas som ett aktivt stöd för styrning, prioritering och beslut.
Ett projekt ska införa ett nytt arbetssätt i en organisation. Beställaren ser ett tydligt behov, men flera delar är oklara: vilka verksamheter som omfattas, vilken effekt som förväntas, hur mycket tid chefer och medarbetare kan avsätta och vilka beslut som krävs längs vägen.
Om projektet startar utan ett tydligt projektdirektiv finns risk att projektledaren får hantera förväntningar som inte är förankrade. Projektgruppen kan börja planera aktiviteter innan det är tydligt vad som faktiskt ska uppnås.
Med ett tydligare projektdirektiv kan beställare och projektledare i stället klargöra:
Då blir projektdirektivet ett praktiskt stöd för att skapa riktning, samsyn och bättre beslut.
Ett bra projektdirektiv är inte bara ett startdokument. Det är också ett stöd för projektets fortsatta styrning.
När projektet möter nya behov, förändrade förutsättningar eller svåra prioriteringar kan projektdirektivet användas för att återvända till grundfrågorna:
På så sätt blir projektdirektivet ett stöd för både projektledaren och styrgruppen. Det hjälper organisationen att hålla ihop mål, beslut och genomförande över tid.
Många organisationer har mallar för projektdirektiv. Utmaningen är ofta inte att mallen saknas, utan att den fylls i utan tillräcklig dialog, analys och förankring.
För att projektdirektivet ska skapa verklig nytta behöver projektledare, beställare och styrgrupp träna på att formulera tydliga mål, göra relevanta avgränsningar, skilja mellan leverans och effekt samt använda dokumentet som stöd i projektets styrning.
Det är därför projektdirektiv är en viktig del av våra projektledarutbildningar. Där arbetar deltagarna med konkreta projektcase, praktiska verktyg och situationer som liknar den egna vardagen.
Ett projektdirektiv är mer än en mall. Det är ett sätt att skapa tydlighet kring uppdrag, mål, ansvar och förväntad effekt innan projektet går in i genomförande.
Vill ni stärka er förmåga att starta, styra och följa upp projekt med tydligare riktning? Läs mer om våra projektledarutbildningar, vår utbildning i praktisk projektledning eller kontakta oss för ett företagsanpassat upplägg.
