Tid- och schemaplanering i projekt

Tidplanering

För att öka dina chanser att lyckas med ditt projekt behöver du som projektledare skapa en bra projektplan. Projektplanen bör kunna ge svar på frågor såsom:

  • Hur snabbt kan jag utföra mina aktiviteter?
  • Hur hänger arbetsflödet ihop?
  • När i tiden ska varje arbetsinsats utföras?
  • Vilka är mina mest kritiska aktiviteter?

 

Genom att svara på dessa frågor kan man se om projektet kan leverera i tid, vilka personer som behöver finnas tillgängliga och vilka arbetsinsatser som måste prioriteras för att undvika att planen spricker.

Efter över 35 års projekterfarenhet och har utbildat projektledare i projektkunskap i 15 år, vet vi att många gånger går projektledaren i stället på magkänsla när hen försöker besvara dessa frågor. Konsekvenserna av detta kan bli ganska förödande då risken ökar för att tidplanen spricker, utförare inte finns tillgängliga och problemen hopar sig. Det i sin tur leder till att du som projektledare får arbeta med att ”släcka bränder” i stället för att arbeta proaktivt.

I projektledarens verktygslåda finns det två bra verktyg som du som projektledare kan använda i stället för att gå på din magkänsla när det kommer till tidplanering; Nätplan och Gantt-schema. Gantt-schemat är mer välkänt än Nätplanen, men båda är minst lika användbara.

Nätplan

Nätplanen är ett visuellt verktyg för att beskriva arbetsflödet genom ett projekt. Det kan så klart användas på en del av ett projekt också. Det speciella med Nätplan är att här sorterar vi upp aktiviteterna utefter den ordningsföljd som arbetet ska utföras. Det som styr ordningsföljden är det logiska beroende som finns mellan vissa arbetsinsatser men också bristen på logiskt beroende. Ta exempelvis aktiviteterna Laga maten och Äta maten. I detta fall är det ett logiskt beroende mellan dessa två, där aktiviteten Äta maten inte kan påbörjas förrän aktiviteten Laga maten är klar. Om en aktivitet saknar ett logiskt beroende kan den utföras före, samtidigt eller efter en annan aktivitet. Det spelar ingen roll. Om du sedan summerar tiden för alla aktiviteter som hänger samman får du den kritiska linjen, dvs minsta möjliga tid det tar i anspråk att få jobbet klart.

Nätplan

 

Vad Nätplanen bra på?

En nätplan ger dig en överblick: om vilken ordningsföljd vissa arbeten måste utföras, vilka leveranstider projektet har och vilka arbeten som har störst påverkan på leveranstiden.

När använder jag Nätplanen?

Verktyget används när du planerar ditt projekt och vid behov när du följer upp aktiviteterna.

Projektnytta *

Verktyget används inte varje dag, men kan ge dig värdefullt beslutsunderlag i ovan nämnda situationer. Värt att kunna!

Gantt-schema

Gantt- Schema är troligtvis det verktyg som är mest förknippat med projektutförande. Det är ett visuellt schemaläggningsverktyg som beskriver arbetsflödet genom ett projekt kopplat till datum/tid. Även detta kan så klart användas på en del av ett projekt också. Verktyget visualiserar vilka aktiviteter som ska utföras och vilken tid/datum dessa aktiviteter ska påbörjas och avslutas. På så sätt skapas ett överskådligt diagram där man kan se de olika aktiviteternas tidslinjer.

Gantt-schema

Vad är Gantt-schemat bra på?

Gantt att bäst på att visuellt beskriva hur arbetet ska utföras för att nå deadlines och slutleveranser.  Det pedagogiska upplägget, gör det enklare att både planera och följa upp arbetet och inte minst att kommunicera planen till deltagare och nyckelintressenter.

När använder jag Gantt-schemat?

När du planerar ditt projekt och löpande under projektets utförande. Ett Gantt-schema bör vara uppdaterat för att vara relevant, därför blir Gantt ditt dagliga projektverktyg.

Projektnytta *

Projektet används med fördel varje dag och kan ge dig värdefullt beslutsunderlag i ovan nämnda situationer. Du behöver inte Gantt men det underlättar ditt arbete avsevärt. Verkligen värt att kunna!

Sammanfattning

Sammanfattningsvis, om du behärskar verktygen Nätplan och Gantt har du en bra grund vid alla typer av tid-, resurs- och arbetsplanering.

Om du vill lära dig mer om dessa verktyg hjälper vi dig gärna. Vi på Peter & Partner jobbar dagligen med att hjälpa linjechefer, projektledare och medarbetare i att utveckla sina förmågor inom projektområdet – praktiskt, verklighetsnära och enkelt.

* (Utifrån ett antal kriterier bedömer vi vilken projektnytta de olika verktygen har. Vi rankar dem mellan 1-5 stjärnor.)
Facebook
Twitter
LinkedIn
Email
WhatsApp

Kontakta oss för mer information