Meny
När ESBE AB i småländska Reftele bestämde sig för att utveckla sitt arbetssätt inom projektledning, valde de att ta ett helhetsgrepp. Genom utbildning, en skräddarsydd projektmodell och ett strukturerat implementationsarbete har de nu lagt grunden för att leverera mer effektiva och välstrukturerade projekt.
Vi på Peter & Partner Utbildning fick förtroendet att vara med under hela processen – från insikt till genomförande.
Peter Cerny, VD på ESBE, insåg att projektarbetet behövde förbättras för att möta framtidens krav. Många projekt startades – men kom inte i mål.
– Vad var det som fick dig att satsa på en helhetslösning inom projektledning, Peter?
– Vi startade många projekt med en otydlig målbild, oklara kravställningar och utan tydliga beställare. Det gjorde att projekten drog ut på tiden – krav lades till under projektens gång, och det blev svårt att driva dem i mål.
Han beskriver hur avsaknaden av förstudier och tydliga direktiv skapade frustration och ineffektivitet.
– Många projekt kördes inte i hamn eftersom ansvarsfördelningen var oklar. Det saknades helt enkelt struktur. Vi behövde styra upp vår projektmodell och tydliggöra vad som förväntas i varje steg.
ESBE valde därför att utbilda en bredare grupp – både projektledare och beställare – för att öka förståelsen för vad som krävs för att driva projekt framgångsrikt.
– I slutet av utbildningen såg vi även över vår projekthandbok. Vi identifierade svaga punkter och förbättrade dem med hjälp av den nya kunskapen, säger Peter Cerny.
Satsningen inleddes i januari 2024. Utbildningarna genomfördes av Peter Davidson, affärsområdesansvarig för projekt hos Peter & Partner, och anpassades efter ESBE:s specifika behov.
– Peter, vad ser du som den största styrkan i ESBE:s sätt att arbeta med kompetensutveckling?
– Utbildningarna byggde på en upplevelsebaserad pedagogik, vilket innebar att deltagarna fick praktiska verktyg som direkt kunde tillämpas i verksamheten.
Det var just den praktiska tillämpningen som gjorde skillnad.
– Med utbildningen som grund kunde ESBE identifiera viktiga förbättringsområden, inte minst ansvar och roller kopplat till linjeorganisationen, säger Peter Davidson.
Utbildningen blev startskottet för ett större förändringsarbete. Tillsammans med Peter & Partner tog ESBE fram en skräddarsydd projektmodell – kompletterad med handbok, mallar och checklistor.
– Peter, vad är fördelarna med att ta arbetet vidare och inte stanna vid enbart utbildning?
– Effektiva projekt bygger på samspel. För att undvika att tid, energi och pengar rinner iväg, behöver vi en gemensam grund att stå på.
Han menar att en tydlig projektmodell inte bara ger struktur – den stärker även samarbetet och ökar chansen att lyckas, varje gång.
Med projektmodellen på plats var nästa steg att förankra den i organisationen. Linda Bergström, en av ESBE:s medarbetare, tog på sig rollen som intern projektledare för implementationen.
– Linda, hur kunde du använda dina nyvunna kunskaper i arbetet med implementationen?
– Att införa en ny projektmodell på bara sex månader var en rejäl utmaning, säger Linda.
Men trots den tajta tidsramen kände hon sig trygg – tack vare en väl sammansatt arbetsgrupp och stöd från Peter & Partner.
– Vi var en tvärfunktionell grupp med representanter från olika delar av organisationen, alla med god projektkunskap. Det gav oss ett starkt utgångsläge, berättar hon.
Under implementationen låg fokus på flera viktiga områden. Det handlade både om att förändra och förtydliga.
– Vi jobbade mycket med att uppdatera befintliga processer, tydliggöra roller och etablera projektforum. Samtidigt drev vi olika pilotprojekt för att testa den nya modellen i praktiken.
Parallellt hölls interna utbildningar där Linda ansvarade för att sprida kunskapen om den nya modellen till fler inom organisationen. Här blev stödet från Peter Davidson extra värdefullt.
– Peter bidrog med värdefull input till både utbildningsmaterialet och vår kommunikationsstrategi. Det hjälpte oss att förmedla budskapen på ett tydligt och genomtänkt sätt.
Implementeringen är fortfarande pågående – men grunden är lagd.
– Vi är många som ser att den nya projektmodellen kommer ge oss ett bättre stöd för framtiden. Men det krävs tålamod, resurser och tid för att verkligen få allt på plats, avslutar Linda.
Nu, en tid efter det sista styrgruppsmötet, märker ESBE tydliga resultat. Projekt drivs mer effektivt, med tydligare roller och bättre struktur.
– Peter, vad skulle du säga är den största skillnaden för er organisation jämfört med innan insatsen?
– Den största skillnaden är att vi alla förstår värdet av struktur och tydlighet i projektledning. Alla nya projekt följer nu vår projekthandbok och de mallar som tagits fram. Vi har helt enkelt kvalitetssäkrat vår metodik, avslutar Peter Cerny.
Med utbildningen genomförd, projektmodellen på plats och en lyckad implementering i ryggen har ESBE lagt grunden för ett mer strukturerat och framgångsrikt projektarbete – redo att möta framtidens utmaningar.
