Prenumerera på vårt nyhetsbrev här >>

Projekt är en arbetsmetodik för att med hjälp av specificerade aktiviteter nå ett specifikt resultat. Precis som i andra delar av en verksamhet, behöver projektet en specifik anpassad organisation. I ett projekt finns ska det åtminstone finnas två roller, en projektbeställare och en projektledare. När en projektorganisation ska sättas samman är det viktigt att ta hänsyn till projektets storlek och komplexitet.

Om projektets karaktär är av sådan art att insatsen kräver utökad styrning och förankring kan projektorganisationen utökas med en styrgrupp.

Om insatserna i genomförandet är av den omfattning i volym eller att det kräver specifik kompetens kan det finnas behov att utöka genomförandeorganisationen. Dessa definieras som projektdeltagare eller delprojektledare. Dessa personer utgör projektgruppen.

Ibland behöver man knyta till sig andra externa personer som kan bidra till projektet genom sin kompetens, sitt kontaktnät eller liknande. Denna grupp kallas i projektsammanhang för referensgrupp.

Projektorganisation - Projektledarutbildning

Vem ansvarar för vad?

I ett projekt är det viktigt att ansvar och befogenheter är väl definierade och förankrade.

Beställare

Alla projekt behöver en Projektbeställare, som utgör projektets ägare. Det vill säga någon som vill ha projektet utfört för att skapa ett resultat som i sin tur ske ge önskade effekter i verksamheten. Beställaren är den person som bär det övergripande ansvaret för att projektet är relevant att starta. Beställaren ska också ha mandat att tillsätta resurser, säkerställa finansiering, definiera projektmål och effektmål, styra projektet så att det når önskat resultat.

Styrgrupp

När ett projekt är komplext, omfattande, berör många eller av stor strategisk betydelse där det krävs utökat kapacitet för styrning bör det utses en styrgrupp.

Det är beställaren som bedömer om en styrgrupp ska tillsättas och i dialog med berörda linjechefer definiera hur den ska bemannas. Ett tipps är att bemanna styrgruppen med tydlig rollfördelning, där beställarrollen, resursägarrollen och mottagarrollen finns representerad. Beställaren är ordförande i styrgruppen.

Projektledare

Projektledaren leder och ansvarar för projektets operativa arbete. En av projektledarens huvuduppgifter är att planera upp genomförande av projektet. Detta arbete resulterar i en projektplan som projektledaren ska förankra hos beställaren. Först när planen är godkänd av beställaren finns en plan att börja arbeta efter. I genomförandefasen handlar projektledarens arbete om att leda och fördela arbetsuppgifter. Följa upp genomfört arbete och planera för kommande insatser, hantera avvikelser och kontinuerligt dokumentera och följa upp risker. I rollen som projektledare ingår även budgetansvar och att projektet följer tidplanen.

Projektgrupp

Projektgruppen definieras som den grupp som står projektledaren närmast. Projektdeltagare i en projektgrupp har utöver ansvar för sitt delområde även ett allmänt ansvar för projektets helhet. Deltagarna finns där för att hjälpa projektledaren att realisera projektet och aktivt bidra till att målen uppnås.

Delprojektledare

Vid omfattande projekt kan det vara lämpligt att projektet delas in i delprojekt med delprojektgrupper. Projektledningen består då av projektledare och delprojektledare. Varje delprojektledare har det operativa ansvaret för sitt delprojekt och avrapporterar till projektledaren. Ofta behövs projektgruppens organisation även förankras med beställare och styrgrupp. Speciellt om deltagarna kommer från övriga linjen eller kommer att belasta projektet kostnadsmässigt.

Projektdeltagare

Projektdeltagarna utför det egentliga arbetet i projektet. Därför bör endast de som aktivt deltar i projektarbetet ingå i projektgruppen. När projektet bemannas bör man välja personer som var och en kan bidra med sin speciella kompetens, har samarbetsförmåga och får avsätta arbetstid. Projektarbete innebär att planera och lösa arbetsuppgifter enskilt eller i mindre grupper och att samordna insatserna till ett gemensamt resultat.

Referensgrupp

Ibland finns det behov av att få in synpunkter till projektet eller sprida information från projektet. Samtidigt finns det inget behov av att medverkande ska ingå i själva projektgruppens arbete. I projektsammanhang kallar man dessa personer eller grupper för Referensgrupp. Det är inte nödvändigt att alla projekt använder sig av en referensgrupp. En referensgrupp är alltid en rådgivande grupp utsedd av projektledaren i samråd med projektgruppen. Det innebär att deltagare i en referensgrupp inte har någon beslutanderätt i projektet.

Tips på vägen!

Sammansättningen i projektgruppen kan variera över tiden, beroende på vilken kompetens som behövs i projektet för stunden. Ju fler som medverkar i projektet desto större krav ställs på styrning och samordning. Organisationen bör därför vara så enkel som möjligt, utan att ge avkall på förankring och tydlighet. 

Behöver du hjälp med att bemanna ditt projekts organisation eller något annat i din Projektledarroll?

Kontakta gärna oss för rådgivning och stöd. Du når oss enklast via Lisa Åkergren, lisa.akergren@popu.se, 0735-45 01 38