Kommunikationsplan

Det är en god idé att skapa tydliga och fasta rutiner kring hur man kommunicerar med varandra inom ett projekt och vilka rutiner som ska finnas kring hur man kommunicerar ut från projektet till dess intressenter. På så sätt kan missförstånd undvikas.

Kommunikationsplanen är ett dokument som beskriver vem som skall ha vilken typ av information och på vilket sätt. En kommunikationsplan är tydligare än en informationsmatris och man kan mer precist ange hur information skall spridas och uppdateras. I en kommunikationsplan kan man även tydligare ange hur projektet och dess leveranser ska marknadsföras, både inom och utanför det egna företaget eller organisationen.

Ska alla få information om allt?

Nej absolut inte. Man måste visa varandra respekt och även respektera varandras tid. Detta innebär att man inte ska tvinga alla att ta del av all information. Viktig information skulle riskera att försvinna i mängden och resultatet skulle kunna bli att felaktiga beslut fattas, vilket skulle kunna få negativa konsekvenser för projektet. Du som projektledare bör vara selektiv när information ska spridas, välj  vem som ska få vilken information och på vilket sätt. I projektvärlden finns det olika sätt att beskriva hur information skall spridas.

Exempel på vanliga informationskanaler:

  • Styrgruppsmöten
  • Styrgruppsprotokoll
  • Projektmöten
  • Projektrapporter
  • Specialrapporter
  • Resursbokningsdokument

Dokumentations- och kommunikationsrutinerna i ett projekt kan med fördel standardiseras till att gälla för alla liknande projekt på arbetsplatsen. På så sätt behöver medarbetare inte hålla reda på vad som gäller för just detta projekt.

Behöver du hjälp med din kommunikationsplan eller något annat i din Projektledarroll?

Kontakta gärna oss för rådgivning och stöd. Du når oss enklast via Lisa Åkergren, lisa.akergren@popu.se, 0735-45 01 38